最強の英文カバーレターの書き方・テンプレートの紹介

前回はインフォメーショナルインタビューについてお伝えしました。北米キャリアコンサルタント直伝第3回目はみなさんお待ちかね??のカバーレターの書き方についてお伝えしたいと思います。

このカバーレター、日本ではない習慣なのでどう書けばいいか悩みますよね。今回お伝えする方法は英語がネイティブでない日本人の方でも最低限の英語力があれば1社毎に違うカバーレターが書けます。

この方法を知らなかったら私は面接に呼ばれていなかったかもしれない。。と言っても過言ではありません。また履歴書の回でもお話ししましたが、一社目の雑誌の編集長でもあった社長からも褒めていただきました。そのぐらい破壊力満天なのでぜひみなさんもマスターしてください!

カバーレターの重要性について

履歴書の付け足しのように思われるカバーレターですが、重要な応募書類となります。カバーレターの目的は少しでも自分に興味を持ってもらって、履歴書に目を通してもらうことです。なぜ自分が募集条件に合致しているのか、どう会社に貢献できるのかを書く文書となります。自分を会社に売り込むセールスレターだとも言えますね。

すごいカバーレターであれば、その日の中に採用が決まることもあるようです。カバーレターがいかに重要かについてはサンフランシスコのBtrax社の記事が詳しいです。記事はアメリカにおいての話ですが、アメリカ以外にも通じる海外就職についてよくまとまっているのでカバーレター以外のところについても一読をお勧めします。

同じものを他の会社に使うなんて以ての外!しかしどうやって1社毎にオリジナルのカバーレターを作るの??

どの会社にも同じカバーレターを送るのはお勧めしません。一社毎に抱えている問題や募集要項は違うため、理想的には1社毎にその会社のためだけのオリジナルなカバーレターを作ります。 そうは言っても1社毎に英語で違うカバーレターを書くのは英語のライティング力も必要ですし、1社のカバーレターに対してそんなに時間を割くのも難しいですよね。もちろん私もそんな一社毎に書くスキルも時間的余裕もありませんでした。

しかし、ここで紹介する方法であれば慣れれば20分でオリジナルのカバーレターが書けてしまいますのでご安心ください。 ただ最低限募集要項の英語を読んで理解できる、基礎的な英語の文法力は必要とされます。また専門的なスキルにおいてはご自分の応募するスキルに適宜入れ替えてください。今回例として挙げるのはWeb Developerの募集要項ですが、もちろんその専門スキルが分からなくてもそれは大丈夫です。

ちなみにこのカバーレターの書き方はソロモン氏にカバーレーターの書き方を教わっている時に、「一社毎にソロモンにカバーレターを書くのを手伝ってもらうことはできないよ。何とかならないの?」と聞いたところ、彼がうーんと唸ったあとに編み出してくれた秘伝の方法です。これからお伝えする方法であれば1社毎に違うカバーレターを送ることが可能となります! まずはテンプレートをご覧ください カバーレターテンプレート PDFやEPSファイル(イラストレーター等で開けるファイル)も用意しましたのでダウンロードはこちらからどうぞ。PDF版 EPS版

では具体的に実際に上がっている募集要項を見てみます。Indeedで経由で見つけた基はこの募集要項ですが、募集記事を画像にしてこちらにも転載します。会社名や連絡先はテンプレート用に仮名にしています。 募集要項サンプル



募集要項のフレーズを拝借して自分のカバーレターに盛り込んでいく

基本的にはテンプレートの空欄に募集要項で使われている文章をほぼそのまま当てはめていきます。では上から順番に説明します! まずは会社名、会社の連絡先を記載します。連絡先は募集要項のページには無かったのでContactページに記載されている連絡先をそのままコピーしてきましょう。

Idea Drive 3A – 1111 West 6th Ave. Vancouver, BC V5Y 1K6 The Hiring Comittee

会社名の下はThe Hiring Panelになっていますね。英語でのビジネス文書に詳しい方であれば、なぜWhom may it concernではないの?と思われた方もいると思うのですが、これは私がお決まりのWhom may it concern で書き始めようとしたところソロモン氏から、「誰がWhom may it concernから始まるカバーレターを読むんだよ。」と一蹴されたからですw

“Whom may it concern”の意味は直訳すれば「この文書に関心がある方へ」ですが、日本語で置き換えると「ご担当者様へ」に近いです。ソロモン氏曰くWhom may it concernはあまりにも形式張っててかつ使い古された表現。自分を売り込むカバーレターで自ら読んでる人の関心を引きつけていかなくてはならないのに、Whom may it concernでは本末転倒だからだという理由でした。そこで人事であれまたは採用している部署の人であれ採用に関連する人宛だということでThe Hiring Panelとだけしています。

第一文の”I am in search of a”に続くポジション名ですが、募集要項に書いてある職種名をそのまま使います。もしWeb DesignerであればWeb Designer、Junior Web DeveloperであればJunior Web Developerというふうにです。あとで間違えないように先にテンプレートのPosition Nameのところにこの募集要項の職種名を入れておくといいです。Company Nameにも同様に会社名を入れておきましょう。

その次に続くposition to join in a (description) のところでは、応募する会社がどのような会社かを入れます。要するに自分がどういった会社を探しているのかということを説明する文なのですが、ほぼそのまま会社のAboutページの説明を入れます。

よく書かれている募集要項であれば募集要項にどのような会社か書かれていることがありますのでそれを使います。そうすることで、募集要項に/Aboutページに書かれているような会社を、つまり応募する会社のような会社を探してました!という文にするわけですね。 今回の場合では募集要項には書かれていないため会社のAboutページを確認します。 今回例に挙げている会社のAboutページを確認すると、以下のような会社紹介が書かれていました。

Since 1998, Idea Drive has been developing and delivering strategic and creative services that advance brands and increase revenues for clients beyond Vancouver and throughout Canada, the US and internationally. Relevance is the engine that drives it all.

この一部を切り取って会社の説明に当てます。最初のagencyの前のDescriptionにはあまり長くない説明を入れる時に使います。今回の紹介文はちょっと長過ぎるので使いにくいですね。ですので一番最初のDescriptionは飛ばして2番目のDescriptionに入れることを考えてみます。 Idea Driveから始まる文で全てを入れようとするとさすがに長いので適当に切ろうと思います。切るところは切っても意味が通じやすいところ、関係代名詞で文をつなげているところがお勧めです。

今回であればservicesの後のthatでそのservicesをさらに細かく説明しているので、that以降を省くことにします。そしてin a agency that is…のところに(Idea Drive) has been developing and delivering strategic and creative servicesの文を連結させます。has been以降をそのままつなげるのでisは消して

I am in search of a Web Developer position to join in an agency that has been developing and delivering strategic and creative services.

とします。これでAboutページに書かれているような会社をまさに探してました!となりましたね。ちなみに他に例を挙げるとすると、例えば別の会社では

Company X is a team of experienced software architects, engineers, and designers who like to work on experimental, cutting-edge projects.

と書かれていたので、私は、

I am in search of a Web Developer position to join in a team of experienced software architects, engineers, and designers who like to work on experimental, cutting-edge projects.

と当てはめました。このように必ずしもagencyに当てはめなくては行けないわけではなく、team、studio等募集要項に描かれている表現をそのまま使えばいいです。

それでは次のAllow me the opportunity…の後の3つのIから始まる文について説明します。このセクションでは特に主張したい自分の資質・働きぶりを募集要項からピックアップし当てはめていきます。では今回の募集要項を上から順に見ていきましょう。

Required Job Skillsのところでは主に必須スキルが書かれています。スキルに関しては後に羅列していくので一先ず飛ばします。 次の項目であるBonus Roundも持っていたら好ましいスキルが書かれています。こちらも後で羅列できるものなので一先ず飛ばします。(ちなみにスキルの横に”an asset”と書かれていたら、同じく必須ではないが持ってると好ましいという意味です) その次のGeneral Requirementsに目を通してみます。ここではどういった資質・人格を持った人であるといいか書かれています。注意して見てみましょう。

You are well organized and I have the ability to work under pressure to meet deadlines in a fast paced environment.

要するに速いペースの職場環境で締め切りのプレッシャー下でも働ける能力がある、ということを言っていますね。これはかなりこのまま使えそうな文です。もちろん募集要項ではそれを読んでる読者、応募者がそうあるべき、ということで”You”が主語になっていますが、応募する時は自分のことを説明するため主語は”I”になるべきです。そこで主語をIに置き換えていきます。

この文であれば最初の”You are”を”I am”に、途中の”you have”のところを”I have”に変えれば使えそうです。Allow me…の後の文に”I am”に変えた文を当てはめます。

このように募集要項の文をそのまま貼り付けると主語・目的語がYouのままでは意味が通らない場合が多いので、これから先コピーをして貼り付ける場合は全てyou, your, you, yoursをI, my, me, mineに入れ替えていきます。 では前の文からの流れがスムーズか第二パラグラフの文を上から読んでみましょう。

Allow me the opportunity to show to you how I will be able to contribute and enrich the team.(テンプレートの文章) I am well organized and I have the ability to work under pressure to meet deadlines in a fast paced environment.(挿入した文章)

主語がしっかりIに置き換わってるか確認してください。特に流れとしても問題なさそうですのでこのまま進めます。では次の文です。

You are extremely detail oriented You are creative and have impeccable spoken and written English communication skills

この2つの文はどちらかというとスキルで述べられそうなのでこの第2パラグラフで書くのは一旦置いておきます。

You have the ability to work independently, as well as in a team environment.

これもそのまま使えそうです。また”You”を”I”に変えて第二パラグラフに追加します。

Allow me the opportunity to show to you how I will be able to contribute and enrich the team.(テンプレートの文章) I am well organized and I have the ability to work under pressure to meet deadlines in a fast paced environment.(挿入した文章1) I have the ability to work independently, as well as in a team environment.(挿入した文章2)

ただ読んでみると、”I have the ability to”と”in a team/fased-paced environment”の部分が前の文と重複しています。ちょっと冗長な感じですね。ここで他の会社の同職種の募集要項を見てみると似たような表現で使えそうな文がありました。

You have excellent communication skills to work collaboratively with team members.

チームで働く上で素晴らしいコミュニケーション能力がある、とのことで、これを先ほど追加した文と入れ替えてみます。

Allow me the opportunity to show to you how I will be able to contribute and enrich the team.(テンプレートの文章) I am well organized and I have the ability to work under pressure to meet deadlines in a fast paced environment.(挿入した文章1) I have excellent communication skills to work collaboratively with team members.(入れ替えた文章)

もちろんYouをIに変えるのを忘れずに。今度はよさそうです!さて残り一つIが残っています。Allow me から3文で終わらせてもいいのですが、第二パラグラフの流れとしてももう一文あった方がいいですし、もう一つ何か一押しポイントを入れておきたいところです。

Responsibilitiesのところを見ると、この職種の責務が書いてあります。基本的にResponsibilitiesは”何をするか”が書かれているので、それをそのまま使ってもアピールポイントにはならないので使うのは控えます。(もちろん使えそうな場合は使ってもオーケーです!)

では後もう一文を何を入れるかですが、この募集要項を見る前に別の会社の募集要項を見てて、これは他の会社でも使えそうだ、という文がありました。こちらです。

You are a self motivated web developer with strong technical skills who thrives and flourishes on learning and working on fun and challenging projects.

これをまた”You are”を”I am”に変えて使います。 この他の会社でも使えそうと判断するポイントの一つは、汎用性が高いかどうか。要するに一般的にどの会社でも「そういった人材が欲しい!」と思いそうかどうか、という視点で判断します。またやってることが似ている会社であれば求めている人材も似ている場合もあるのです。業務内容・社風で判断していきます。

ただ何枚も募集要項を見ているうちに自ずと「あ、ここはあの会社の文が使えそう。」とわかってくるので、最初は分からなくても大丈夫です。やっている内に徐々に分かるようになっていきます。 では第二パラグラフを通しでもう一度読んでみます。

Allow me the opportunity to show to you how I will be able to contribute and enrich the team. I am well organized and I have the ability to work under pressure to meet deadlines in a fast paced environment. I have excellent communication skills to work collaboratively with team members. I am a self motivated web developer with strong technical skills who thrives and flourishes on learning and working on fun and challenging projects.

よさそうですね!第三パラグラフは自分が持っているスキルを紹介する導入文となります。これはどの会社でもそのまま使えますので私は変えずに使っていました。もちろんこの文も他の募集要項の文を基にしていますwここは特に書き換えることなく次のパラグラフに移ります。

第四パラグラフからは自分が持ってるスキルの紹介になりますが、募集要項に合う形でリスト化していきます。ただ注意すべき点としては、リストアップする際に主語を省くことです。履歴書のように名詞・動詞から書き始めていきます。

今回の募集要項はWeb Developer職種で、Web Developerに求められる技術を基に説明していきますが、実際に書く時には募集する職種に求められている技術に置き換えてください。では先ほど飛ばしたRequired Job Skillsの項目をもう一度見てみましょう。

You have strong knowledge of HTML5, CSS3, jQuery and PHP in a LAMP environment.

ここでも募集要項に書かれている文をそのまま使っていきます。一つ目のスキルにはそのまま、

  • Have strong knowledge of HTML5, CSS3, jQuery and PHP in a LAMP environment

とします。2つ目は

You can turn any design into beautiful, working code: from the latest and greatest responsive sites down to robust mail templates.

少しこのままでは長いですね。分割して見ていきましょう。

You can turn any design into beautiful, working code:

どのようなデザインも美しいコードに変換できる、ということですがコロン以降で大きく2つにレスポンシブWebデザインと、HTMLEメールのテンプレートを作ることに分けられています。ここでもレスポンシブデザインとHTMLEmailについては他の会社の募集要項で書かれていた表現がよかったのでそれを転用することにしました。

  • Familiar with all the latest responsive web design techniques
  • Translate design files into robust and compliant HTML emails

3つ目の文はそのまま使うことにします。

  • Know how to deal with, or avoid, browser compatibility issues for desktop and mobile devices

4つ目の

You are able to configure and customize popular Content Management Systems such as Drupal and WordPress.

ですが、私の場合はDrupalの経験は全くないのでDrupalは外します。多少なりとも経験があれば入れるところですが、私の場合あまり盛り過ぎないように注意もしています。

  • Able to configure and customize WordPress

Bonus Roundのところにももう一度目を通します。世代管理ツールであるGitと、コマンドラインツール、SSH接続が使えるかということが書かれています。私の場合は経験があるのでこれも技術に入れておきます。ない場合は入れずに先に進みます。

  • Have experience with version control system: Git
  • Familiar with the command line and the basics of navigating a server over SSH

先ほどGeneral Requirementsで飛ばした項目について見ていきます。

You are extremely detail oriented You are creative and have impeccable spoken and written English communication skills

こちらも動詞・名詞から始めるように変えてリストに加えます。

  • Extremely detail oriented
  • Have impeccable spoken and written English communication skills

あとはResponsibilitiesの項をチェックします。

You will report directly to the Project Manager, Creative Director and Technical Lead You will work closely with the UI and development team to produce themes for web sites and applications You will generate standards compliant code with html/css/javascript You will establish best practices for theming workflows

この項目は先ほど説明したようにその職種で責任を持って行うことですが、読んでいるとどんなスキルが必要そうか見えてきます。1つ目の

You will report directly to the Project Manager, Creative Director and Technical Lead

これは上位役職の人に報告をすることですが、だから先ほど入れた”spoken and written English communication skills”が必要なわけですね。この文に対応するスキルはもう入れたので次に行きます。

You will work closely with the UI and development team to produce themes for web sites and applications

“You will work closely with the UI and development team”ではコミュニケーションスキルが求められそうですね。 これに関しては先ほど第二パラグラフでチームで”I have excellent communication skills to work collaboratively with team members.”と言及しているのでまた次にいきます。

You will generate standards compliant code with html/css/javascript

規格に準拠したコードを書くこと、ということですが、先ほど一番最初に”Have strong knowledge of HTML5, CSS3, jQuery and PHP in a LAMP environment”というスキルを入れました。そこに”standards compliant code”の記載を追加してみようと思います。

  • Have strong knowledge of standards compliant code with HTML5, CSS3, jQuery and PHP in a LAMP environment

これでより募集要項にマッチした文になりました。最後の文は

You will establish best practices for theming workflows

テーマ開発においてベストなワークフローを構築していくこと。既にワークフローに関して詳しい場合はこれも記載したいところですが、私の場合はそこまで詳しくはないためこの項目については割愛しました。後のCompensationの部分に関しては日本語で言えば福利厚生に当たる項目のため、カバーレターに入れる必要はありません。

最後のパラグラフでは面接にぜひ呼んでくださいと伝えます。ここはCompany Nameを最初の段階で変えてあると思うので、それ以外は特に変更の必要はありません。

Allow me the opportunity, to present you in person, in an interview, how I may best fit Idea Drive.

最後にSincerelyとLastnameを入れて完成です!本文についてはこれで完成です!私の場合、フォーマットは履歴書と同じ形式を用いているため、その他必要な個人情報である氏名、住所などは左のカラムに記載しています。カバーレターも履歴書と同じくこれと言って決まった形式はないですのでご自身がいいと思うレイアウトを使用すればいいでしょう。 参考までに完成版を貼り付けておきます。 完成PDF版 完成EPS版

このやり方が一押しなポイント

募集要項は会社がどんな人に来て欲しいか書いたものですが、裏を返せばどんな人を採用したいか書いたものです。自分たちが理想とする人に応募してもらうためにも、会社はあなたが応募書類を作ると同様にいろいろ考えて募集要項を書いています。

ですのでそこで使われる表現も力がこもった文章であるものが多いです。それをそのまま使うことでまさにあなたたちが理想としている応募者だよ!と言ってしまうわけですw

このやり方の素晴らしいところは、文法やスペルミスがなく自然な言い回しを使えるだけでなく、これで一社一社ちょこちょこ切り貼りして作っていくと、いろんな言い回しのストックが増えていって、他の会社でもそのいい感じの言い回しが使いまわせるところです。

似たようなことを募集要項に書いてる会社も多いので、「この募集要項ならあの会社で使った表現が使える!」といったことがあります。特に似ていることが書いて有る募集要項で他の会社の言い回しを使うと印象がいいのではと思います。作れば作るほど多彩な表現が可能になってきます!

そうは言っても、募集要項の文章をコピーしてるだけじゃん、と採用側に思われないの?

そもそも応募者を選定する人全てが募集要項の一字一句をチェックしているわけではありません。またその募集要項を書ていない人が選定する場合もあります。選定する人は人事の人ではなくその募集職種で働いている人である場合もあるからです。そういった場合には圧倒的に他の応募者よりも「うちの会社と相性がよさそう」と思ってもらえる可能性が高いです。

募集要項に具体的にどう記載しているか把握している人事の方が見ればむしろよく募集要項チェックしているなと思われます。あくまでも目的は面接に呼んでもらうことなので、面接の場でカバーレターの内容について聞かれたことはありませんし、このやり方で私は面接に問題なく呼ばれてますので大丈夫です。

実はこれよりも最強な、究極のカバーレターの書き方がある!!

しかし、本当に最強なカバーレーターはこの書き方ではないのです。それは事前にしたインフォメーショナルインタビューの内容を盛り込んで作成したものです。応募企業を事前にインフォメーショナルインタビューをした場合には、その担当の方から聞いた話を盛り込むことで抜きん出たカバーレターを書くことができます。

会社のことを具体的に詳しく知っているため、自分がいかに会社に貢献できるかよりリアルに書けるからです。 何より既に内部の人と多少なりとも顔見知りで関係性が構築できているというのは採用側も安心感があります。

この場合はコピペではなく、完全オリジナルの文章(そもそもこちらが本来の書き方なのですが)で書くわけですが、いかんせん大人になってから英語を身につけた日本人にはがっちり採用側のハートを掴む文章を書くのはハードルが高いです。

書きたい内容を伝えてプロに頼むのがいいと思います。インフォメーショナルインタビューが何か分からない方はこちらの記事を参考にしてください!

応募書類を送る時に気をつけるべきこと

10人あまりの小規模な会社であればそのまま送っていいと思いますが、20人以上の会社であれば、ccに人事部以外の方を入れるといいです。

なぜなら大きい企業ほど人事を通過することが大切だからです。人事の人は募集職種の部署がどのような人を欲しているのか全てを把握しているわけではありません。

またデザイナーやプログラマーであれば、直接その会社のデザイナー・プログラマーに自分のコードやデザインを見てもらって判断してほしいですよね。ですので、

  • 違う役職でも知ってる人がいればその人もCCに入れる
  • 同じ役職であればその人宛に送る

というようなことをします。わからない場合は会社名と社長の名前でLinkedinで検索し、大抵その右側に同じ会社の人が出てきます。

会社のWebサイトにスタッフ紹介のページがあればそこからだいたいの会社がfirstname@その会社名.com/ca なのでどうしても分からなければそれで推測して送ります。

どのくらいの間隔で返信のメールが来るか

多くの場合、面接に進む場合は大体一週間以内には連絡が来ます。しかし本当にこれは企業によるのですが、レスポンスが早いところであればその日中に来ますし、遅いところであれば2週間後、はたまた1ヶ月後なんてケースもあります。

私の場合、最短では送って10分後に連絡が来たこともあります。逆に送って2ヶ月後に連絡が来たケースもありました。しかし大体は一週間以内には連絡が来ます。一週間待っても連絡が来なければほぼ諦めて次に気持ちを切り替えた方がいいでしょう。

いかがでしたでしょうか。次回はジョブフェアにおける注意点、準備についてお伝えします!

1 Comment

フリーランスの海外案件探しはFreelancer.comで決まり!海外就職のための英語実績作りにも最適! | ラウプラ

[…] 「どのような案件で、どういった成果物を期待しているか」を簡潔に書くといいでしょう。もし言いたい表現が分からなければ、先に「プロジェクトを探す」で自分が発注したいプロジェクトと似たプロジェクトを探し、そのプロジェクトの説明に使われている表現をそのまま真似て作成してもいいと思います!(これは「最強のカバーレターの書き方」でご紹介したワザの応用です) […]

返信する

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です