英文メール、英語のビジネス文書で抑えておきたいKISSの奥義と絶対に守るべき5カ条

英作文コツ

KISSの法則ってご存知ですか?これはもともと英語圏の新聞記者が最初に教わる言葉として有名な言葉です。Keep it simple, stupid!の略なんですね。そしてこれは私たち非ネイティブがビジネス文書を英語で書くことに対しても言えることです。

今回は伊藤サムさん著の「ネイティブに通じる英語の書き方」の内容を踏まえてビジネスでのメールやSlackでのやり取りにフォーカスして英作文をする上で押さえておきたい5カ条についてお伝えします。ところで今日下記の文をリードディベロッパーがシェアしていました。

This section is a place to document and discuss improvements.
This could range from project management & workflow related issues, to technical or development process related. Each child page of this document should be a single issue with a clearly defined problem and possible solutions. The page should be updated to include any conclusions determined in the resulting conversations that it spawns. If an issue is especially big and can be broken down into smaller issues, then use the page hierarchy accordingly.

これはプロジェクト改善用に社内共有のためのスペースを新たに立ち上げた時の紹介文です。この文をがこれからお伝えする5カ条をとてもよく満たしているので例として使っていきます。

英語で書くコツ5カ条

最初に結論を書く

ビジネス上の英文では必ず先に結論を書きます。これは日本でもビジネスメールや報告で言われているのではないでしょうか。上記の例文でも「This section is a place to document and discuss improvements.」と新く立ち上げられたスペースの目的が一番最初の文で書かれています。それが一番伝えたいこと=結論だからです。最初に結論を言わないと、で、結局何が言いたいの?となってしまいます。

シンプルに書く

上記例文の文章を見てもらっても分かると思うのですが、どの文も平易な単語を使って書かれています。もちろん彼自身はネイティブなのでもっと難しい単語を使って文を作ることもできますが、簡単な単語と単純な文型のみ使って書かれています。

難しい単語を覚えると、それを使いたくなる気持ちもわかるのですが、その気持ちは抑えてできる限り簡単な単語を使うことが大事です!背伸びせずにシンプルな単語・構文で書きましょう。例え上級単語を使っても、ネイティブから見て語法が正しくないと、かえって幼稚な文に見えてしまうそうです。間違っても大学受験の英文解釈などで使われるようなひねった文は作らないようにしましょう。

短いセンテンスで書く

ビジネスの英語の文はone idea to one sentence(1つの文には1つのことだけを書く)が鉄則です。関係代名詞でつなげてダラダラと続く文章ではなく短くセンテンスを区切りましょう。

新聞記者のように英作文の力がある場合はリズムをよくするために1つの文章に2つの事柄を入れたり、適宜長い文を入れることもあるようですが、特にビジネスで使う文は分かりやすさ第一優先で短く切る方がいいです。上記の例文でもまさしく1つの文に1つのことしか書かれていません。

伊藤サムさんは

1段落に25語前後を越えないことが読みやすさの指標

として掲げています。

具体的に書く

抽象的な表現は使わずできる限り具体的に書きます。何かを説明する時は例を挙げるなど、具体性が増すように工夫するのが大切です。上記例文でも”The page should be updated to include any conclusions determined in the resulting conversations that it spawns.”
とあるように、「会話で生まれた結論までもこのページに含めるように」ととても具体的にどのような内容を書くか言及しています。

どんどん書く

英作文は書くことによって自分の書く文への注意力が高まります。毎回結論から書く、シンプルに書く、短いセンテンスで書く、具体的に書く、の4点に気をつけながら書き続けることで文章力も向上します。特におすすめなのが書いた文を添削してもらうことです。そうすることでいつも自分がどのような点で間違えやすいか気づきますし、次回からその点に気をつけて書くようになります。

最後に和文英訳をする時の注意事項についてお伝えしたいと思います!

日本語を一時一句訳さず伝えたい内容を伝えることに意識を向ける

日本語の文を英訳する時には、一字一句訳さずに伝えたい内容が伝わる英文を作るようにするのがコツです。辞書を引いて載ってる日本語の意味に値する英単語をそのままあてはめて直訳するととても変な英語になってしまいます。文法が合っていたとしても英語ではこんな言い方はまずしない、というような文章です。それを防ぐためにも、この日本語で伝えたいことは何か、そしてその伝えたいこと=コアの部分をシンプルに簡単な単語で英文を作るようにします。

本の例文を借りると、「数学的素養は貴重な学習経験と考えられている」という文を正確に訳すと、「Mathematics skills are considered a valuable learning experience.」となりますが、「People can learn much from mathematics.」と言っても同じ内容をより分かりやすく伝えられます。

分かりやすい表現にするためには、

  • 短い単語を使う
  • 肯定系に言い換えて表現する
  • 専門用語は避ける
  • 受動態はできるかぎり使わず能動態を使う

といった点に気をつけるといいでしょう。

今回はまず英文作成の5カ条をお伝えしましたが、この本、42の和文英訳の課題にサムさんが丁寧に解説してくれていてとてもいいんです。特に簡単でも日本人がつまづきやすいポイントがとてもよくまとまっています。そうなの!知らなかった!と私は目から鱗の連続でした。

それでは5カ条を意識して分かりやすい英文を作っていきましょう!Have a good day!

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